Vid senaste sammanträdet den 13 februari diskuterade styrelsen flera aktuella och viktiga frågor behandlades. Protokollet är nu justerat och publicerat på vår hemsida..
Bland annat gicks en preliminär resultat- och balansräkning igenom och föreningens ekonomiska utfall behandlades. Styrelsen diskuterade även den negativa trenden där det tyvärr blir allt vanligare att kvartalsavgifter inte betalas vid förfallodatumet utan först efter flera påminnelser, och i vissa fall inte ens då. Detta blir ett allt vanligare och orsakar både extra administrativt arbete men även extra kostnader för föreningen varför styrelsen beslutat om skärpningar i åtgärder.
Det pågående läckaget ur värmesystemet för Vråkstigens slinga var föremål för en lång diskussion. Sedan i mitten på december har 1,5 kubikmeter vatten förlorats och trots upprop och en första inspektion i krypgrunderna har inget läckage hittills kunna hittats. Det är så här långt en gåta vart vattnet tar vägen och styrelsen beslutade om hur den fortsatta felsökningen ska gå till och även andra åtgärder på längre sikt.
En annan stor punkt på agendan var den stundande föreningsstämman till vilken en stor mängd underlag och uppföljningar ska presenteras för medlemmarna.
Föreningsstämmans datum bestämdes preliminärt till den 22 mars kl 19:00 och kallelsen med tillhörande underlag ska därför distribueras ut den 8 mars.
Valberedningen har instruerats om sitt kommande arbete att nominera ledamöter m.m. till styrelse för 2023. En viktig uppgift för valberedningen blir att finna en frivillig som kan axla rollen som kassör. Leif Berggren har efter lång och trogen tjänst, över 20 år, bestämt sig för att inte ställa upp för omval till en ny mandatperiod och styrelsen tackade Leif för alla de år han skött om föreningens ekonomi och bokföring med en oklanderlig precision och professionalism. Leifs klokskap kommer bli saknad i styrelsen men det är ett beslut som inte annat kan respekteras efter en sådan fantastisk arbetsinsats under en så lång sammanhållen period.
Med anledning av Leifs besked diskuterade givetvis styrelsen de kommande utmaningarna föreningen ställs inför. Kassörens arbete har blivit alltmer betungande och under året kommer dessutom nya krav på momsredovisning att ställas på samfälligheterna vilket innebär nya arbetsuppgifter för kassören då vi plötsligt ska börja betala in moms till Skatteverket. Även om inte valberedningens arbete bör föregås, har styrelsen svårt att se någon i föreningen med en ekonomiansvarigs kompetensprofil som frivilligt kommer acceptera nominering. Det förment svaga intresse att delta i föreningsarbetet kan som exempel avspeglas i förra stämmans deltagande då endast 15% av medlemmarna representerade sig på stämman, varav hälften var styrelseledamöter.
Styrelsen kommer därför, till föreningsstämman, lämna ett förslag om att föreningen ska outsourca föreningens bokföring och redovisning till en extern redovisningsbyrå istället, på samma vis som flera andra samfälligheter i kommunen redan gjort. En dialog har redan tagits med en redovisningsbyrå som fått goda vitsord av andra samfälligheter. Det förtar inte faktumet att föreningen måste ha en kassör vald i styrelsen men dennes ansvar och arbetsbörda skulle i så fall bli betydligt lättare och några större ekonomiska förkunskaper skulle inte krävas. I det fall stämman dock inte beslutar i enlighet med styrelsens förslag finns inget annat alternativ än att någon också frivilligt kan nomineras till rollen som föreningens kassör och ekonomicontroller.
Detta och mer finns att läsa om i styrelsens protokoll som kan laddas ner från samfällighetens moln: Medlemsdokument\Protokoll m.m.\2023\230113-4 Styrelsemöte.pdf