Helene Birknert är föreningens nyvalde kassör sedan föreningsstämman och tar vid efter Leif Berggrens 20-åriga fantastiska gärning som vår meste kassör. Helene bor på Hökstigen 3 tillsammans med sin familj och har gjort så ända sedan 2006. Detta är dock inte första gången Helene ingår i föreningens styrelse, dock är det första gången som kassör. Vi hälsar Helene ett hjärtligt välkommen till styrelsen.
Nu har en formell överlämning startat och det är mycket arbete och papper som ska lämnas över. Parallellt med Helenes ”infasning” har vi också haft ett första möte med Linda på LME Redovisning AB som är den redovisningsbyrå föreningen har anlitat att sköta föreningens bokföring.
LME Redovisning drivs av Linda Engqvist som är uppvuxen på Fasanstigen här i Rönninge och som sedan 2016 driver en liten och personlig redovisningsbyrå i Södertälje. Styrelsen fick kontakt med LME Redovisning efter en förfrågan bland andra samfälligheter i kommunen där Linda och LME Redovisning fick de varmaste rekommendationerna. Efter ett första ”sonderingsmöte” beslöt styrelsen att till föreningsstämman lämna ett förslag om att outsourca det allt mer komplexa och omfattande bokföringsarbetet. Inte minst i ljuset av att föreningen fr.o.m. 1 januari också måste börja bokföra och deklarera moms. Och efter att föreningsstämman biföll styrelsens förslag har nu processen dragit igång på allvar.
Ordföranden, sekreteraren samt den avgående och tillträdande kassören hade i slutet på veckan ett första uppstartsmöte med Linda där vi identifierat hur överlämningen ska gå till, vad styrelsen behöver göra och vilka olika uppgifter styrelsen, kassören respektive LME Redovisning ska ansvara för.
LME Redovisning kommer bl.a. sköta föreningens kund- och leverantörsreskontra, bokföring, kontoplaner, momsdeklarationer och inbetalningar, balans- och resultaträkningar, kvartalsavgiftsfaktureringar, betalningsbevakning, arvodesutbetalningar och skatteinbetalningar. På sikt ska alla leverantörer skicka fakturor elektroniskt till föreningen som direkt hamnar i LME Redovisning brevlåda för registrering och inläggning till betalning. Kassören attesterar sedan utbetalningen innan den verkställs hos banken.
Styrelsen kommer fortsätta ansvara för: firmateckningen, inköp och leverantörskontakter, fakturaattestering, hantering av ärenden till Kronofogden, medlemsmatrikel, budgetarbetet, avläsning av värme- och vattenförbrukning, avräkning av förbrukningsavgifter, upprättande av debiteringslängder och liknande arbetsuppgifter utöver den sedvanliga förvaltningen av våra gemensamhetsanläggningar.
Styrelsen har också upprättat en ansökan om momsregistrering, vilket krävde en hel del tankeverksamhet, som nu kommer skickas till Skatteverket i början på nästa vecka tillsammans med en anmälan om deklarationsombud.
Mötet med LME Redovisning präglades av ett konstruktivt lösningsfokus och en klar bild över färdplanen finns och har satts i verket. Den avgående kassören Leif Berggren kommer hjälpa till så att överlämningen går så friktionsfritt och effektivt som möjligt, vilket vi i styrelsen givetvis är väldigt tacksamma över.